Оптимизация расходов частной медицинской клиники. Секреты

Большинство частных клиник в России находится в очень тяжелом положении и лишены перспектив развития в рамках существующей модели существования. Это связано с тем, что у подавляющего количества коммерческих клиник руководитель/владелец не главврач, а обычный предприниматель, который решил открыть клинику потому, что посчитал этот бизнес прибыльным, не вдаваясь в подробности ведения такого бизнеса.

Оптимизация расходов частной клиники — один из важнейших факторов влияющих на ее финансовые показатели, т.к чем лучше оптимизированы затраты, тем легче планировать дальнейшее развитие.

Итак, как снизить затраты и увеличить доходы клиники?

Контроль расходников и сопоставление с количеством процедур и пациентов

В нашей практике был пример, когда в клинике не было Управляющего, а владелец клиники не вникал в финансовые вопросы, который касались закупки расходников, что привело к полному хаосу в закупках, т.к пациентов в клинике было мало, а расходники уходили очень быстро. Руководитель при этом находился в стороне от происходящего. Как только в клинике появился Управляющий, то в первую очередь обратил внимание именно на этот вопрос, т.к оказалось, что врачи делали процедуры в обход кассы. Следует отметить, что такая ситуация наблюдается минимум в 30% коммерческих клиник.

Совет: если вы владелец клиники и не проверяете закупки, затраты и не сопоставляете с количеством пациентов, на которых были они потрачены, то будьте готовы к тому, что ваши врачи будут делать процедуры в обход кассы (можно сравнить с тем, как продукты пропадают на кухне в кафе и ресторанах, когда нет грамотного управляющего или шеф-повара). Всегда проверяйте раз в неделю финансовые показатели.

Расположение стойки администратора в клинике

Второй важный момент, который стоит учитывать в вашей клинике — расположение стойки администратора! Она должна располагаться таким образом, чтобы весь поток пациентов проходил мимо администратора, т.к в ином случае порядка 15-25% пациентов будут идти напрямую к врачу без оформления записи и получения талона.

Врачи коммерческих клиник зачастую на первом приеме предлагают идти напрямую к ним и получить скидку в 10-15%.

Особо важно учитывать данный факт у тех специалистов, которым не нужны расходники для приема пациента: терапевт, лор, педиатр, окулист…

Совет: располагайте стойку администратора напротив входа в клинику или таким образом, чтобы все пациенты проходили строго мимо нее.

Качество работы администратора клиники

По нашей статистике, которая у нас образовалась за последние 5 лет развития коммерческих клиник, порядка 87% администраторов в клиниках профнепригодные, т.к теряют до 60% пациентов. Посчитайте убытки небольшой клиники, если администратор теряет хотя бы 4 пациентов из 10 при среднем чеке 5000 рублей и общем потоке в день в 20 пациентов. В день убытки составляют 40 000 рублей. Умножим на 30 дней и получим общий убыток 1 200 000 рублей в месяц.

Вы все еще продолжаете экономить на администраторе и считаете его маловажным звеном в работе клиники?

Совет: поставьте в клинике ip телефонию с возможностью записи разговоров и прослушайте все разговоры за неделю. Это позволит вам понять на сколько эффективно работают ваши администраторы и, тем самым, заменить неэффективных на профессионалов. Если вы не можете найти профессионала, то всегда можно обучить администратора.

Мотивация администратора

Перед многими руководителями клиник возникает вопрос — какую зарплату должен получать администратор клиники. Ответ довольно прост, но чтобы на него ответить, необходимо собрать информацию следующего характера: сколько администраторов у вас работает, прием первичных звонков осуществляет администратор или колл-центр, сколько врачей ведут прием в вашей клинике, график работы клиники, какую CRM используете.

Если ваша клиника находится в Москве, то также стоит учитывать кого вы берете на работу: приезжего или москвича, т.к от этого также будет зависеть мотивационая и фиксированная часть зарплаты.

Используйте качественную CRM для клиники

От того какой функционал у вашей CRM (МИС) вы сможете легко и быстро получать отчетность и корректировать работу клиники. Также многие CRM системы позволяют выгружать статистику по количеству пациентов, по выручке, по загруженности врачей за определенный период, что позволяет заранее прогнозировать маркетинговую активность, а не сливать рекламный бюджет впустую. Так, благодаря данной информации мы смогли успешно загрузить клинику по косметологии на лазерные процедуры в летнее время, что в 99% клиник является не сезонной процедурой.

Оценивайте рекламные каналы

Одним из основных видов расходов в коммерческой клиники является — РЕКЛАМА. На нее грамотные руководители затрачивают 10%-25% выручки клиники. Но на самом деле вопрос не только и не столько в том, сколько тратит клиника, сколько в том — как оценивается результативность того или иного рекламного канала, т.к от этого зависит правильные ли каналы вы выбираете. На помощь в сборе такой информации приходит ПРАВИЛЬНАЯ CRM система и google аналитка с Яндекс.Метрикой. Если у вас очень много рекламных каналов, то более профессиональный и дорогой инструмент для комплексной аналитики — система ROISTAT (при регистрации по ссылке система начислит 2000 рублей, которыми вы сможете воспользоваться при тестировании).

Какую статистику вы сможете увидеть используя данную систему?

Мы перечислили базовые пункты, которые в обязательном порядке должна учитывать коммерческая клиника! Если вы уже используете данные советы, то пишите в комментариях какие еще сложности возникают в работе вашего лечебного учреждения.

В следующем блоге мы расскажем как увеличить прибыль клиники простыми способами.